Técnica pomodoro

La técnica Pomodoro  no es en sí un sistema completo de organización personal  pero en mi opinión puede llegar a ser el complemento operativo  de muchos de ellos dada su simplicidad y versatilidad; además, considero que permite aplicar  el paradigma del velocista y algunos elementos del sistema de la práctica deliberada; en concreto:

•  Trabajo intenso y concentrado (25 minutos)  seguido de descansos (3-5 minutos )después de cada pomodoro  y de cada grupo de 4 pomodoros (15-30 minutos).  Esta dinámica proporciona una manera definida de programar los rituales de recuperación propios del paradigma del velocista.
• Podemos salir de la  zona de confort . La concentración intensa durante 25 minutos permite que nos podamos desafiar para hacerlo mejor en cada pomodoro. La contabilidad de los pomodoros que nos lleva hacer una determinada actividad nos da una referencia para el futuro. La duración del pomodoro  facilita la intensidad.
• La pequeña duración de las actividades que caben en un pomodoro también nos permite desagregar mucho más nuestro trabajo, ser más consciente de cada parte de él  e idear maneras concretas de mejorar cada una de esas partes.
• Aumento del feedback (elemento esencial de la práctica deliberada). El registro de las actividades y los podomoros,  y la  revisión al final del día  aumentan la información disponible  y la reflexión sobre nuestro trabajo.
• Podemos planificar mucho mejor las sesiones de entrenamiento o trabajo e ir aumentando su eficacia con el tiempo.

El origen de este artículo se lo debo a Miguel Tato –coach profesional y formador–, que me descubrió la técnica y me la recomendó.

Propósito de la técnica Pomodoro

 Recuerda, ¡el Tiempo es un jugador avaricioso que gana sin hacer trampa en cada ronda!
–Baudelaire en su poema ‘El reloj’

Es una técnica de productividad. Permite controlar el foco de la atención y trabajar en sesiones cortas de alta intensidad con descansos periódicos. El inventor de la técnica es Francisco Cirillo, un italiano que  en los años 80 tuvo la idea mientras se esforzaba en mejorar sus resultados en sus primeros años de universidad.

Según él los objetivos de la técnica del pomodoro son:

• Proporcionar una herramienta sencilla para mejorar la productividad
• Aliviar la ansiedad
• Mejorar el foco y la concentración y reducir las interrupciones
• Aumentar la conciencia de las decisiones y el uso del tiempo
• Favorecer la motivación y mantenerla constante
• Promover la determinación para lograr los objetivos
• Refinar el proceso de estimación de tiempos  tanto cuantitativamente como cualitativamente
• Fortalecer la determinación de seguir avanzando en situaciones complejas

Descripción de la técnica

1. Hacemos un Inventario de acciones

Partimos de un inventario de acciones que hacer. Un cuaderno o lista  puede servir. Cada una de esas acciones va unida a un número determinado y previsto de pomodoros (ponemos el número junto a la acción o tarea). Un pomodoro es un segmento de atención de 25 minutos que dedicamos a una sola actividad.

2. Determinamos una  actividad y la ejecutamos

 Al inicio de la sesión decidimos qué tarea vamos a realizar (modo planificación). La añadimos a una lista de tareas del día. Después de hacerlo ponemos en marcha un contador de marcha atrás que nos indicará en 25 minutos que la sesión ha acabado y con ella el pomodoro. Durante ese tiempo nos centramos EXCLUSIVAMENTE en la acción programada (modo flujo o trabajo intenso).

• Si surge alguna interrupción externa (una llamada, la señal luminosa de llegada de un e-mail, un saludo de un compañero, etc.) tomamos nota realizando una marca horizontal, “–“,en nuestra lista de cosas que hacer y seguimos trabajando.
• Si surge una interrupción interna (un recado que recuerdo que tengo que hacer,  una bajada de la intensidad del trabajo, un temor no resuelto, etc.) tomo igualmente nota de ello marcando una barra vertical, ”|“, y sigo trabajando.
•  Si esa interrupción sugiere alguna otra acción que realizar, entonces tomo nota de ella en la lista de tareas diarias o bien la añado al inventario general de acciones.

3. Descanso

Terminado el pomodoro, cuando suena la señal acústica, escribo un aspa “X” junto a la tarea indicando que he completado un pomodoro y  dejo todo lo que estoy haciendo inmediatamente (como máximo, puedo terminar de teclear la palabra que estaba escribiendo).

Entonces, me tomo un descanso de entre 3 y 5 minutos (modo descanso-relajación). Esto es aproximado, aquí no hay que ser exactos. Me levanto, estiro las piernas, tomo un vaso de agua, hago flexiones  o simplemente miro a lo lejos descansado la vista. Lo esencial es que me relaje y no siga pensando o trabajando mentalmente en lo que estaba haciendo.

4. Vuelta

Tras el breve descanso vuelvo a la mesa de trabajo, y decido qué haré en el siguiente pomodoro.

Vuelvo al modo planificación, revalúo mis prioridades, decido si seguir en la tarea previa o comenzar una nueva e inicio el nuevo pomodoro repitiendo el ciclo al menos 4 veces (esto supondría  100 minutos de trabajo de calidad cada dos horas).

No está mal.  Muchos lo firmaríamos con los ojos cerrados.

Pasadas dos horas ( 4 pomodoros) se recomienda hacer un descanso más grande de entre 10  y 20 minutos antes de volver a iniciar el ciclo de los pomodoros.

 5.  Revisión

En esta fase aprendo de la experiencia. Al final del día observo las acciones realizadas, los pomodoros que he necesitado y aprovecho esa información para anticipar con más precisión los la duración de las actividades.

• Si una actividad va a llevar más de 8 pomodoros se recomienda que se divida en varias acciones de menos de esa duración. Con la técnica pretendemos enfocar la acción al máximo y obtener una sensación de logro o misión cumplida en un tiempo razonable que quepa en un día; no tendría sentido programar una actividad que llevara varios días completarla.
• Si una actividad es muy pequeña y dejaría libre parte del pomodoro, une en un pomodoro varias actividades pequeñas relacionadas; por ejemplo, el responder varios e-mails, abrir cartas, devolver llamadas pendientes, etc.
• Si finalizada una tarea queda libre tiempo, sigue trabajando en la tarea revisando y mejorando la tarea esos pocos minutos libres. Aquí aplicas el concepto de “overlearning” o hacer más de lo necesario, que es el camino al expertismo.
• Si nada más empezar un pomodoro acabas la tarea, entonces quizá no tenga sentido hacer la revisión y mejora. No contabilices el pomodoro para la tarea concluida y comienza una tarea distinta.

También puedes dedicar unos minutos a evaluar y revisar el día para afinar tu organización. Al final actualizo el inventario de acciones y programo un par de acciones para el día siguiente; la tarea más importante del día ( TMI )como mínimo.

Justificación de la técnica

Sencillez: sólo necesitas un avisador de tiempo, una hoja para la lista de acciones del día y una hoja para el inventario de acciones. El proceso es sencillo, recurrente y fácil de aplicar en cualquier entorno.

Líneas de división claras: se determinan y dividen claramente los periodos de trabajo y de descanso y relajación y los modos mentales flujo y planificación: o bien estás trabajando al máximo o bien estás planeando qué hacer y revisando tu trabajo. No son compatibles ambas actividades, so pena de reducir la eficacia de ambas. La conciencia de los estados mentales mejora.

Es un sistema versátil: los pomodoros no tienen que ser de 25 minutos. Podemos configurar el tiempo en función de nuestras características personales y el tipo de trabajo. Sin embargo, recomiendo que una vez decidida una duración la mantengamos durante dos semanas para ver su eficacia. Para poder realizar buenos registros y  estimaciones de la duración de las tareas, los pomodoros han de ser siempre de igual longitud.

Logramos  una atención intensa y centrada: mejoramos el control de la atención. Mucha más conciencia del lugar y modo de tu atención. Mucha más facilidad de entrar en el estado de flujo: se crea un anclaje temporal; es decir, sabes que en el pomodoro sólo te dedicarás a una cosa y que pasado ese tiempo te podrás dedicar a lo que consideres. Un método muy eficaz para gestionar las  interrupciones Internas y externas.

Aplicación del principio del Kaizen y algoritmo divide y vencerás: permite evitar la postergación generada por los proyectos y tareas muy largas. Empiezas con un pomodoro y tu compromiso con una tarea siempre es por la duración de ese pomodoro. Concluido el cual puedes revaluar tu trabajo.  

Favorece el aprendizaje: el sistema de registro permite  estimar la duración en pomodoros de tus actividades y mejorar la planificación. El sistema de revisiones incorporado a la técnica de pomodoro permite aprender todos los días y hacer pequeños cambios que mejoren la productividad y la organización del trabajo en general.

Aplicación

Pomodoro significa tomate en italiano. La técnica debe su nombre al tomate-avisador que hay en muchas cocinas y que se emplea para indicar cuando el tiempo programado de cocción u otra operación culinaria ha pasado.

Pero puedes emplear cualquier otro tipo de alarma. Por ejemplo, la que tienen la mayoría de los móviles y que es una cuenta atrás programable.  

También hay muchos programas gratuitos en la red que pueden cumplir la misma función; por ejemplo, el Focus booster .

Es fundamental que los pomodoros sean segmentos de atención completa y continua; el pomodoro es una unidad indivisible de trabajo: si pierdes la concentración y te levantas o inicias una conversación con un compañero, consideramos que se rompe el pomodoro y no se marca como concluido. Después de la ruptura, te tomas un respiro e inicias un nuevo pomodoro.

Una recomendación final: no es necesario que pomodorices toda tu vida, ni siquiera todo tu trabajo. Yo, de hecho, hay muchas actividades que dejo fuera de los pomodoros,  pero cuando lo hago soy consciente de ello.

Referencias 

Página oficial de la técnica Pomodoro (inglés). Podéis bajar un libro gratuito con la descripción detallada del método y con algunos desarrollos con respecto a los aquí presentados.

Tomado de: http://homominimus.com/